Como: modelo de plano de projeto
Dick Billows, PMP
CEO 4pm
Em cada novo projeto, você precisa decidir quais os elementos do modelo de plano de projeto a serem incluídos, quais devem ser excluídos e como desenvolvê-los em cada projeto específico. Você pode usar este modelo de plano de projeto para definir o escopo do projeto e identificar as principais entregas. Você também pode usá-lo para gerenciar os riscos do projeto, restrições e os recursos que o projeto requer. Este processo passo-a-passo lhe dará um plano de projeto conciso. Para 90% dos projetos feitos na maioria das organizações, seu plano de projeto deve ser de 1-2 páginas. Gerentes são mais propensos a ler este breve e conciso documento. Consulte Página principal de planejamento de projeto
Aqui estão os cinco passos do plano de projeto a seguir.
Modelo de plano de projeto - 1º passo - Definir o escopo
É necessário definir o escopo do projeto como um produto com critérios de aceitação mensuráveis. Para fazer isso, você conversa com o patrocinador do projeto, faz perguntas e depois desenvolve a declaração de escopo. Em seguida, você define 4 a 7 entregas de alto nível e seus critérios de aceitação associados. Esses critérios dizem a todos exatamente o que o projeto deve oferecer. Eles também ajudam você a controlar as expectativas, deixando claro o que o projeto vai e não vai entregar. Planos rápidos do projeto da trilha
Quando você pergunta ao patrocinador o que ele quer, eles podem dizer algo como: "Nós realmente precisamos ter esse projeto cortando custos para nós". Você imediatamente tenta chegar a critérios de aceitação quantificados perguntando: "Quanto redução de custos faria Este projeto um sucesso? "
Quando o patrocinador diz: "US $ 15.000 de redução de custos", você tem a definição de escopo com um critério de aceitação que informa quanto redução de custos o projeto tem para oferecer. Esta é a chave para o modelo de plano de projeto. Você pode então dirigir o resto do projeto a partir desse número. (Em projetos maiores, considere o alcance alcance) Como avaliar um plano de projeto
Este é um exemplo simples de planejamento de cima para baixo, mas a maioria dos gerentes de projeto não faz as perguntas certas. Eles estão satisfeitos com uma lista de tarefas das dezenas de coisas que o patrocinador do projeto deseja que façam. Essa é uma base terrível para o seu plano de um projeto e é desastroso se você começar a trabalhar com mais informações do que uma lista de tarefas. Para planejar com êxito um projeto e ter altas chances de sucesso do projeto você precisa saber o que o chefe quer em termos mensuráveis. (Planejamento do projeto é um desperdício de tempo?) Como planejar Top Down
Modelo do Plano do Projeto - 2º Passo - Definir Principais Entregáveis
Em seguida, você decompõe o escopo do projeto mensurável em seus principais produtos de apoio. Existem várias maneiras de fazer isso. Nós ensinamos todos eles em nossos cursos, mas o mais simples é onde as entregas de alto nível, literalmente, adicionar até o sco pe e seus critérios de aceitação. Portanto, em uma conversa com o patrocinador, você pode falar sobre como dividir o escopo. O patrocinador pode dizer: "Quero que cada departamento desenvolva sua parte da poupança total." Durante uma discussão mais aprofundada, você pode identificar o montante da poupança para cada um desses departamentos. Você usá-los como suas entregas de alto nível com os critérios de aceitação sendo o montante em dólar de poupança cada departamento tem para produzir.
Você vê os principais resultados abaixo e como eles somam o escopo do projeto de US $ 15.000 de redução de custos.
Reduza a despesa operacional mensal de entrada de pedidos em US $ 4.000
Reduza a despesa operacional mensal de planejamento de produção em US $ 2.000
Reduza a despesa operacional mensal de produção de ordem em US $ 3.000
Reduza a despesa operacional mensal do inventário em US $ 2.000
Reduza a despesa operacional mensal de envio em US $ 4.000.
Modelo do Plano do Projeto - 3º Passo - Identificar os Principais Riscos
Dependendo do tamanho do projeto, você pode investir muito tempo identificando os riscos que ameaçam o projeto. Você pode fazer isso em sessões de brainstorming com a equipe do projeto e as partes interessadas. Mas em um projeto pequeno, você pôde desenvolver sua lista de riscos sobre o café. Em ambos os casos, você os incluirá no plano do projeto juntamente com idéias para mitigar esses riscos. Os riscos de exemplo que você entraria no modelo de plano de projeto estão abaixo:
As demissões podem resultar em ações trabalhistas que interrompem as operações
A produção pode cair tanto quanto 25% por 3-5 meses.
Modelo do Plano do Projeto - 4º Passo - Identificar os Recursos da Equipe do Projeto
Usando os principais resultados, agora você identifica o número de horas de trabalho e os conjuntos de habilidades necessários para criar cada um. Você poderia totalizar essas estimativas até o nível de todo o projeto e fazer estimativas muito aproximadas das pessoas e habilidades necessárias. Abaixo estão exemplos que você entraria no modelo do plano de projeto:
Bill - full time 3 meses
Mary - meio tempo 2 meses
Raj - full time 3 meses
Sharmaine - quarto de tempo 4 meses
Henry - tempo integral uma semana
Modelo de Plano de Projeto - 5º Passo - Divida-se em Tarefas Individuais
A última das cinco etapas na criação do plano do projeto é decompor os principais produtos desenvolvidos na segunda etapa. Você os divide em entregas menores até chegar ao nível de uma entrega que é uma atribuição apropriada para um membro da equipe. Esse é o nível de sua estrutura de estrutura de trabalho (WBS). Ele completa o processo de planejamento do projeto no modelo do plano do projeto. Em seguida, você pode passar para o processo de agendamento.
Modelo de plano do projeto na prática
Em muitas organizações, o planejamento de projetos é uma combinação de vagas generalidades sobre o objetivo do projeto. Mas a única coisa que é muitas vezes sólida é a data de conclusão. Essa data é freqüentemente o único resultado mensurável do projeto. Como os gerentes de projeto não sabem o que os executivos querem que eles ofereçam, eles não têm capacidade de exercer controle sobre o escopo do projeto. Como resultado, os objetivos mudam semanalmente. As atribuições dos membros da equipe do projeto são vagas e estão sempre mudando. É por isso que a estimativa é imprecisa e por que 70% dos projetos falham quando são planejados dessa forma. Vejamos as melhores práticas para o planejamento de projetos e depois olhemos para um modelo de plano de projeto para projetos de diferentes tamanhos. Veja um plano de tamanho não se encaixa em todos os projetos.
Modelo de plano de projeto "Melhores práticas" no mundo real
Muitas vezes, os gerentes de projeto enfrentam um ambiente organizacional difícil. A organização não tem os processos para fazer direito de gerenciamento de projetos e os executivos não sabem como desempenhar seu papel corretamente. Nestas situações, as PMs precisam de melhores práticas que lhes permitam fazer as coisas de forma eficaz, mesmo que os executivos e os processos da organização sejam obstáculos e não ativos. A lista / modelo de planejamento do projeto ajudará. O objetivo desse intenso processo de planejamento de projetos é tomar todas as decisões antes de começar a trabalhar. A abordagem de fazer o plano do projeto e, em seguida, executá-lo é muito mais eficiente do que um "plano como você vai" processo. No entanto, é muito difícil em muitas organizações.
Para que essa abordagem funcione, a organização, seus executivos e gerentes de projeto devem fazer as coisas corretamente. Ou seja, os executivos devem especificar exatamente o que eles querem que o projeto para entregar. Eles não podem fazer a atribuição do projeto usando vagas generalidades onde a única coisa que é específico é a data de vencimento. A organização deve ter processos para avaliar e priorizar projetos e dar-lhes acesso a recursos com base nessas prioridades. Por último, os gerentes de projeto devem saber como fazer top-down planejamento de projeto. Isso significa que eles são capazes de tomar os critérios de aceitação claros, especificados pelo executivo / patrocinador, e decompor-lo ao nível de atribuições específicas para cada membro da equipe. A maioria das organizações não conseguem cumprir um ou mais desses critérios e é por isso que raramente vemos um processo de planejamento de projeto ideal. Existem duas maneiras principais de ir Técnicas de planejamento de grandes projetos ou para menos papelada e reuniões, técnicas de planejamento de pequenos projetos.
Modelos de planos de projeto por escala do projeto
Utilizamos três níveis de técnicas de planos de projeto no modelo de plano de projeto. Dependem da escala e complexidade do projeto:
Tier 1: Small Project Plans - Feito dentro de um departamento com o patrão como o patrocinador.
Nível 2: Planos médios do projeto - afetam vários departamentos ou feitos para clientes / clientes.
Nível 3: Planos Estratégicos de Projecto - Projectos de toda a Organização com efeitos a longo prazo.
Tier 1 - A identificação das partes interessadas não é necessária em um projeto in-dep art onde o gerente é o principal interessado.
Nível 2 - Devemos identificar as partes interessadas em toda a organização e descobrir seus requisitos antecipadamente. Requisitos custo mais tarde no projeto do que eles teriam no início.
Terceiro Nível - Requer um processo elaborado de pesquisas e entrevistas para identificar stakeholders internos e externos para que possamos considerar seus requisitos.
Nível 1 - Nós muitas vezes ignorar isso, uma vez que não precisamos de aprovação formal do projeto em um projeto no departamento.
Nível 2 - Organizações com processos de gerenciamento de projetos sólidos exigem um caso de negócios para justificar a prioridade de um projeto em relação a outros projetos no portfólio.
Nível 3 - A escala dos recursos financeiros e humanos requer geralmente uma justificação detalhada e demonstração do impacto estratégico do projecto.
Nível 1 - um plano de 1 página de broadbrush com rede de realização, riscos, recursos e autoridade PM.
Tier 2 - Este projeto aborda os critérios de aceitação do projeto, justificação de negócios e estimativas aproximadas dos recursos necessários (humanos e financeiros).
Nível 3 - O tamanho do investimento nestes projetos estratégicos normalmente requer uma extensa documentação de riscos, benefícios e impactos em outras iniciativas estratégicas e em toda a organização.
Reúna os requisitos do projeto
Nível 1 - Geralmente limitado a uma reunião com o patrão onde o PM define o escopo do projeto e o decompõe nos principais resultados.
Nível 2 - Pesquisamos os stakeholders do projeto para suas necessidades. Cada requisito é revisado e incluído ou explicitamente excluído do projeto.
Nível 3 - Acompanhamos um extenso processo de identificação e análise de requisitos reunidos pelas partes interessadas. Inclui a avaliação das partes interessadas em termos de seus interesses e sua capacidade de influenciar o sucesso do projeto.
Declaração do escopo do projeto
Nível 1 - Uma breve declaração do resultado desejado do projecto e dos critérios de aceitação.
Nível 2 - Uma declaração de âmbito mais pormenorizada que também abrange pressupostos, restrições e os principais resultados.
Nível 3 - Um desenvolvimento de linha de base completo com exploração de meios alternativos de entregar o escopo do projeto.
Nível 1 - Descompacte entregas de alto nível no deliverable para a atribuição de cada membro da equipe.
Nível 2 - Descompacte entregas de alto nível e use seções de EAP de projetos anteriores semelhantes.
Nível 3 - Geralmente desenvolvido em seções com as pessoas responsáveis por esse produto principal fazendo a decomposição.
Resumo do modelo do plano do projeto
Este modelo de plano de projeto usa um processo de planejamento de projeto em cinco etapas. Você pode modificar o planejamento para ajustar projetos de tamanhos diferentes dependendo de sua complexidade. Você pode aprender a usar este modelo em nossos cursos personalizados e on-line orientados por instrutores.
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